領収書を保存しておくことによって、事業のために支払った金額を会社の経費として計上することができます。領収書は、支払った事実を証するための証拠書類といえます。税法上の帳簿書類保存の義務によって、7年間は保存しておくこととされています。
領収書が存在しない場合にはどのようにすべきかについて、以下に述べます。
1.領収書を受け取れない支出である場合
祝い金や香典等の慶弔金、パーティー参加費は、領収書を受け取ることができない支出の典型例であるといえます。ただし、事業と関連性のある支出なら、必要経費として処理することができますので、招待状やお礼状に金額や内容等を記しておくといいと思われます。
また、移動時における電車賃やバス代については、長距離の移動なら領収書を発行してもらえます。しかし、近距離の移動なら領収書を発行してもらわないのが通常ですので、交通費清算書か出金伝票に日付、交通手段、交通経路、金額、目的等を記し、保存しておきます。
2.領収書を紛失した場合
領収書を失くしたら、発行した側に対して再発行を依頼します。ただ、その店で実際に商品を購入したことの証明が不可能であれば、再発行は困難だと思われます。領収書を発行した側は、再発行の義務を負うわけではありません。
領収書を再発行してもらうことが困難である場合については、お金の授受があったと客観的に分かる証拠が残っているかどうかが重要となります。例えば、ネット通販で買い物を行ったときには、確認メールや取引画面のキャプチャ、銀行で振り込んだ際の振込明細書が、領収書の代わりに証拠書類となります。
